『i-STAFF』オンラインアシスタント(秘書)サービスの評判・口コミを徹底調査!

定期的に発生するルーティンワークや、読めないタイミングで発生する雑務に追われ、気がついたら定時が近づいてしまった、という経験をした人は多いでしょう。

「もっとクリエイティブな仕事がしたいのに、事務に時間を取られすぎている!」

「事務を外部に委託したいが、信頼できる代行業者が見つからない!」

という悩みの声も、よく耳にします。

今回は、オンラインアシスタント(秘書)サービス「i-STAFF」について、詳しくチェックしていきましょう。

評判や口コミなどリアルな声をはじめ、実際に依頼している内容や活用事例にも触れていきますので、気になる方は参考にしてみてください。

i-STAFFとは

i-STAFFは、ファイブスターネット株式会社が提供するオンライン代行サービスです。

  • ルーティンワークにかける時間が多く、業務効率化を図れていない
  • 繁忙期の業務ボリュームが増大し、既存のメンバーだけでは対応しきれない
  • 急ぎで処理が必要な業務が発生し、外部のメンバーに手伝ってもらいたい
  • 無期雇用のスタッフを雇うリスクを避けながらパフォーマンスだけ増やしたい

など、さまざまな課題を抱える企業に受け入れられています。

業種を限定せず依頼できることや、業務のボリュームに合わせて柔軟に依頼の幅を変更できることも魅力です。

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i-STAFFに依頼できること

i-STAFFでは、事務から営業まで幅広い業務を請け負っています。

ここでは、実際にどんな業務を依頼できるのか確認していきましょう。

秘書業務

  • メール返信
  • スケジュール調整
  • 電話受付
  • 出張時のホテル、航空券や新幹線チケットの手配
  • 冠婚葬祭時の挨拶状作成、電報手配
  • お中元やお歳暮など贈答品の手配

など、秘書業務の代行ができます。

経営層や部署帳など業務が多岐に渡るトップ層を支える仕事であり、事務作業が多くで本業に集中しづらい状況を改善できます。

経理業務

  • 記帳
  • 請求書作成
  • 振込や支払い
  • 経費精算処理
  • クラウドツールの導入サポート

など、経理業務の代行も可能です。

日々細かな処理が求められる経理部では、ルーティンワークの割合が多く、業務を圧迫する原因になっていることも少なくありません。

アウトソーシングすることで、業務効率改善にを叶えることが可能です。

人事業務

  • 面接日程の調整
  • 説明会や面接会場の予約
  • スカウトやダイレクトリクルーティングの代行
  • 一時面接官代行
  • 採用受付オペレーション
  • 勤怠管理

など、人事業務を任せることもできます。

人事部は、求職者や内定者へのスピーディーかつ丁寧な対応が求められるため、突発的な業務が発生しやすい部署だと言えるでしょう。

「会社の顔」としてwin-winなコミュニケーションをしたい場合、人事事務のスペシャリストを味方につけていくことが効果的です。

総務業務

  • 不動産の契約書管理
  • 動産管理
  • 什器やOA用品の交換手配
  • 文房具やコピー用紙などオフィス用品の手配
  • 会議室や面談室の予約管理

など、総務業務も代行できます。

近年、働き方改革やワークライフバランスの重視などが注目され、社内規則の制定や就業規則改定に忙しい総務部が増えています。

ルーティンワークをi-STAFFが担うことで戦略総務としての役割を果たしやすくなるため、業務バランスに悩んでいる企業は導入してみるのがよいでしょう。

Webサイト運用

  • ライティングチェックや入稿作業などディレクション業務
  • SNSやオウンドメディアの運用
  • SEOレポート作成
  • クラウドソーシングのディレクション

など、Webサイト運用に関する業務も依頼できます。

インターネットを使った情報収集が当たり前になっている時代において、Web上での露出を増やすことは重要です。

Webマーケティング戦略の一環としてディレクションや運用を任せるのも、ひとつの手段と言えるでしょう。

営業アシスタント

  • 顧客リストの管理
  • 競合他社の情報収集や資料作成
  • プレゼン用パワーポイント資料の作成
  • 見積書や納品書の作成
  • Excelやクラウドシステムへのデータ入力

など、営業を支える取り組みも可能です。

営業マンがクライアントと向き合うことに時間をかけられるよう、営業事務を代行する企業も多いです。

特に顧客リストの作成や取りこぼし先への継続営業などをアウトソーシングできれば、事務作業の割合をグッと減らすことができるでしょう。

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i-STAFFのメリット

次に、i-STAFFを活用するメリットを紹介します。

サービスとしての強みや特徴を抑え、自社とマッチしているか比較していきましょう。

対応業務の幅が広い

i-STAFFでは、秘書・経理・人事・総務・Web運用・営業アシスタントなど、さまざまな業務に対応しています。

加えて、特定の部署に依存しない事務全般や雑務、スポットで発生するプロジェクト業務などを依頼することも可能です。

「こんな仕事も頼めるの?」という疑問にも柔軟に対応してくれるため、個別にカスタマイズしてほしい企業とも相性がいいことが分かります。

オフラインでの代行も頼める

i-STAFFは基本的にオンライン代行サービスではありますが、オンラインでは処理しづらい紙ベースの処理業務を代行することも可能です。

郵送物の処理・領収書や請求書のチェック・契約書のファイリング・名刺のグルーピング・書類のスキャン作業など、オフラインでしかできない事務作業も多いものです。

こうした書類をi-STAFFに送付すれば、情報漏洩を防ぐための配慮をしながらi-STAFF本社勤務スタッフが直接処理してくれます。

ペーパーレス化を導入する初期段階などにも役立てやすい依頼方法だと言えるでしょう。

返金保証がある

オンライン代行サービスのなかで、「唯一の返金保証つき」を掲げているのがi-STAFFです。

優秀かつ厳しい採用基準をクリアしたスタッフのみが業務に当たりますが、万が一クオリティやスピードに満足できなかった場合、返金制度が利用できます。

初めてオンライン代行サービスを使うため勝手の分からない企業や、パフォーマンスを重視してサービスを選定したい企業でも安心しやすい制度です。

セキュリティレベルが高い

社外秘情報や個人情報を扱うことの多いi-STAFFでは、十分なセキュリティ対策をしています。

最新のセキュリティソフトを導入しているため、不正アクセスによる情報の抜き取りやハッキングにも高レベルで対策できます。

USBメモリなど外部記録媒体の持ち込みやクラウド以外へのデータ保存も禁止されているため、人為的な情報漏洩や記録ミスも生じません。

また、個人情報や機密情報が含まれる業務であれば、テレワーク中の社員ではなく社内勤務社員のみが担当できるよう工夫されているのもポイントです。

アウトソーシングによるセキュリティ上のリスクを十分鑑みたい企業にも、おすすめできるサービスです。

i-STAFFのデメリット

反対に、i-STAFFを活用するデメリットを紹介します。

メリットだけでなくデメリットもきちんと見据え、ミスマッチのないサービス選定をすることが重要です。

稼働時間が月30時間~

月の最低稼働時間が30時間と定められており、それ以下の業務を依頼する場合は損になります。

また、余った時間を翌月に持ち越すこともできません。

10時間だけ、20時間だけ依頼したい場合でも、他の業務と合わせながら30時間になるよう調整するのがよいでしょう。

しかし、時間の追加には柔軟に対応してくれます。

カスタマイズプランを選択すれば実働時間を追加したり繁忙期だけ増やしたりすることも可能なので、相談してみましょう。

土日や深夜早朝対応は別料金

i-STAFFに依頼する場合、対応可能時間帯が平日9:00~18:00であることを覚えておきましょう。

土日・深夜・早朝の対応を依頼することもできますが、カスタマイズプランの範囲になるため追加料金がかかります。

依頼する業務の量によって金額は異なるため、詳細を知りたい場合は問い合わせてみましょう。

i-STAFFの評判・口コミ

ここでは、i-STAFFの評判や口コミをチェックしていきましょう。

実際に利用した人の感想を参考にしていくことがポイントです。

素早く丁寧な対応に大満足です!!

i-STAFFさんには、基本的にWeb運用サポートとカスタマーサポートでお願いしています。

Web運用サポートをお願いしようとしたキッカケは、WebマーケティングとしてA/Bテストを繰り返したり、ちょっとした画像の編集など、一貫してお願いしたかったからです。

今までは某クラウドソーシングサイトを利用していたのですが、一回一回募集をかける面倒さと、ランサーさんごとで、クオリティの違いがあり、非常に煩わしさを感じていた為、i-STAFFさんのサービスを使ってみました。

急なお願いであっても、素早く丁寧に対応してもらえるので、非常に助かってます。

また、カスタマーサポートでは非常に丁寧に対応頂いているので、お客様からの信頼も非常に好評です。

参考:https://i-staff.jp/

スピーディーな対応や手厚いカスタマーサポートが、i-STAFFを利用するメリットにつながっていることが分かります。

i-STAFF利用者のお客様にも評判が高いというのは、特に嬉しいポイントですね。

アシスタントさんの気遣いに感動しました!

利用した結果、個人的に非常に満足しています。メール一本でスケジュールの調整や、お中元お歳暮の手配、さらにクライアント様との会食手配など、全てにおいて素早く対応してくれます。

私が一番驚いた事は、会食の手配をお願いした際、「塚本様、クライアント様はおタバコはお吸いになりますか?」という質問でした。

食事の好みを聞く事は当たり前ですが、まさか喫煙するかというところまで気を利かせて聞いてくれるとは。

一歩踏み込んだ気遣いが出来るのも、i-STAFFの特徴かも知れないですね。

参考:https://i-staff.jp/

素早い対応に加え、細やかな気遣いや配慮をしてくれるのも、i-STAFFの魅力だと分かります。

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i-STAFFの活用事例

i-STAFFは、ニーズに合わせて自由な使い方ができるサービスです。

ここでは、自社に合った活用方法を探るためにも、例をいくつかチェックしてみましょう。

コア業務以外を依頼し、新規クライアント獲得に集中

海外在住日本人起業家を対象にビジネスコンサルティングを行っている株式会社コンテンツラボでは、コア業務以外の大半をi-STAFFに依頼しています。

請求メールの送付や書籍リサーチなど、絶対に必要ではあるものの誰でもできる仕事や雑務を依頼したことで時間を空けることができ、新規クライアントの獲得に集中できるようになりました。

雑務に月30時間以上費やしていたことが明確になったため、自分自身の業務効率改善や生産性向上を再度意識するきっかけになったとも話しています。

コストパフォーマンスを重視したい企業が、戦略の一環として使っていることが分かる事例です。

新規事業の開始に伴いスターティングスタッフを確保

インターネット通信販売や健康食品販売事業を行っている株式会社メディソリーゾでは、新規事業の開始に伴い、スターティングスタッフをi-STAFF経由で確保しています。

「売り手市場」と言われている昨今、求人を出しても効果的な母集団形成ができず、イメージ通りの採用ができない企業も多いものです。

i-STAFFであれば厳しい選考を通過したプロフェッショナルのみが在籍しているためパフォーマンスのレベルも高く、コースによっては急ぎの依頼もできるため、採用に替えることもできるでしょう。

採用コストや福利厚生・社会保険料などのランニングコストと天秤にかければ、オンライン代行サービスを利用する手法が有効だと分かります。

まとめ

i-STAFFは、秘書・経理・人事・総務などの事務作業や、専門性の高いWebサイト運用、数字にコミットすることが求められる営業サポートなど、さまざまな案件を請け負うオンライン代行サービスです。

ルーティンワークに時間を取られて本業に集中できていない場合や、社内にノウハウがないため外部を頼りたい場合などに活用していみるのがよいでしょう。

土日祝日に対応したり規程時間を超えて依頼したりすることも可能であり、自由にカスタイマイズできるのも特徴です。

気になる方はHPの情報などを参考に、問い合わせてみることをおすすめします!

 

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